Lieu de travail : Québec
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Type d’emploi : Temps plein
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Statut : Permanent
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Horaire : Jour
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Salaire : À discuter, selon l’expérience

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice construction, l’adjoint(e) de projets assiste les chargés et directeurs de projets dans la gestion de projets tout en assurant le soutient administratif.

Responsabilités principales

• Travailler en étroite collaboration avec le chargé de projet et le contremaître de chantier;
• Créer et gérer les boites courriels communes et classer les courriels aux bonnes catégories;
• Remplir les divers formulaires nécessaires au démarrage des projets;
• Préparer les programmes de prévention ainsi que les boites de chantier;
• Ouvrir et fermer les dossiers à la CNESST et l’ACQ;
• Rédiger de multiples correspondances et effectuer les communications nécessaires;
• Compléter les divers documents en lien avec la trousse de départ pour transmissions au sous-traitants/fournisseurs;
• Transmettre les bons de commande ainsi que la trousse de départ aux sous-traitants/fournisseurs pour signature et faire le suivi;
• Préparer divers bons de commande fournisseur dans Maestro;
• Remplir le tableau de conformités et en faire le suivi (retour de PO signés/ratures, ACC1-2008 signé, Annexes, programme de prévention reçu, etc.);
• Transférer les bons de commande dans Maestro;
• Réception et transmission des dessins d’ateliers aux professionnels pour approbation;
• Compléter le tableau des dessins d’atelier, numéroter les dessins d’ateliers, faire le suivi des dessins à soumettre/refusés/approuvés et tenir la liste à jour;
• Transmission des directives de changement aux sous-traitants et faire le suivi nécessaire afin d’obtenir les coûts reliés à ces demandes;
• Préparer et effectuer le suivi des avis de changement dans Maestro;
• Maintenir à jour le tableau de suivis des directives de chantier;
• Transmettre les bons de commande reliés aux directives aux sous-traitants et faire le suivi nécessaire pour obtenir les signatures requises;
• Maintenir à jour la liste des différents intervenants aux projets (client, sous-traitants);
• Avant chaque réunion de chantier, faire une mise à jour des différents points en attente avec le chargé de projet (compléter le OneNote pour suivi);
• Transmission et suivi des QRT;
• Utilisation de la plateforme STACK et mise à jour régulière de celle-ci (plans, directives, etc.);
• Suivi demande de paiement;
• Demander aux professionnels les certificats provisoire et final et faire le suivi;
• Préparer divers formulaires en lien avec la fin de projet;
• Faire le suivi de la préparation de tous les manuels d’entretien et d’exploitation et TQC et fournir ceux-ci au client;
• Réaliser toutes autres tâches administratives connexes ou complémentaires.

Exigences

• Titulaire d’une technique en bureautique ou DEP en secrétariat ou équivalent;
• 3 à 5 ans minimum d’expérience dans un poste similaire dans le milieu de la construction;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite MS Office;
• Posséder une bonne maîtrise du français parlé et écrit.

Attitudes et qualités personnelles

• Polyvalence;
• Bon sens de l’organisation;
• Très bonnes habiletés en traitement texte;
• Dynamiste et enthousiasme;
• Rapidité d’exécution, débrouillardise et autonomie;
• Facilité à travailler en équipe;
• Capacité à travailler sous pression.

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